가게 이메일 (도메인 이메일)

가게 이메일은 어떻게 만드나요?

가게 이메일은 메일 서비스에 가입한 뒤, 그 서비스가 알려 주는 메일 기록(MX)을 도메인 DNS에 넣으면 만들어져요. 도메인 소유를 확인하는 단계와 스팸 방지 설정까지 하면 처음 설정이 끝나요.

처음 한 번만 제대로 해 두면 이후에는 일반 메일처럼 휴대폰 앱이나 컴퓨터에서 쓰면 돼요. 직원을 추가하거나 주소를 늘리는 것도 서비스 관리 화면에서 할 수 있어요.

개인 메일로 연락하던 거래처나 손님이 있다면, 가게 메일을 만든 뒤 바로 개인 메일을 닫지 마세요. 한동안은 개인 메일로 온 연락에 답장하면서 새 주소를 알려 주고, 천천히 옮기는 편이 연락이 끊기지 않아요.

1. 01쓸 메일 서비스를 정하고, 사장님 명의의 관리자 계정으로 가입해요.
2. 02서비스가 알려 주는 확인용 기록(TXT)을 DNS에 넣어 도메인 주인임을 확인해요.
3. 03메일 기록(MX)을 넣고, 예전에 쓰던 다른 MX 기록은 정리해요.
4. 04스팸함에 덜 빠지도록 SPF · DKIM 기록을 추가해요.
5. 05hello@ · reservation@처럼 쓸 주소를 만들어요.
6. 06네이버 · 지메일 같은 다른 메일과 서로 주고받아 보고, 스팸함에 빠지지 않는지 확인해요.
7. 07휴대폰 메일 앱에 연결해 알림이 오는지 확인해요.

가게 메일 서비스는 어떤 걸 고르나요?

쓰는 사람 수, 평소 쓰는 도구, 필요한 기능을 기준으로 골라요. 예를 들어 구글 워크스페이스는 지메일 · 구글 드라이브에 익숙한 가게에, 네이버웍스는 네이버 메일과 비슷한 화면이 편한 가게에 잘 맞아요.

대부분 사용자(계정) 한 명당 매달 요금을 받고, 무료 범위와 요금은 자주 바뀌어요. 가입 전에 지금 요금표와 저장 용량을 직접 확인하세요.

혼자 운영하는 공방처럼 메일을 받기만 하면 되는 곳이라면, 가게 주소로 온 메일을 개인 메일로 넘겨주는 ‘전달’ 방식으로 가볍게 시작할 수도 있어요. 다만 답장을 보낼 때 개인 주소가 보일 수 있어서, 거래처와 메일을 자주 주고받는다면 정식 메일 서비스가 나아요.

어떤 서비스를 고르든 관리자 계정에는 2단계 인증을 꼭 켜 두세요. 가게 메일 계정을 남이 차지하면 거래처나 손님에게 가짜 입금 안내 메일이 나가는 것처럼, 피해가 가게 밖으로 번질 수 있어요.

가게 메일이 스팸함으로 가는 이유는 뭔가요?

받는 쪽 메일 서비스가 ‘이 메일이 정말 그 가게에서 보낸 것’이라는 증거를 찾지 못하면 스팸함으로 보내요. 그 증거를 DNS에 적어 두는 설정이 SPF · DKIM · DMARC예요.

SPF는 ‘우리 가게 메일은 이 서버에서만 보낸다’는 명단이고, DKIM은 메일마다 붙이는 전자 서명이에요. DMARC는 이 둘을 통과하지 못한 메일을 어떻게 처리할지 정해 두는 규칙이에요.

구글은 지메일로 메일을 보내는 모든 발신자에게 SPF나 DKIM 가운데 하나 이상을 요구하고, 하루 5,000통이 넘게 보내는 발신자에게는 세 가지를 모두 요구해요. 작은 가게도 SPF와 DKIM은 처음부터 넣어 두는 편이 안전해요.

설정이 제대로 됐는지는 내가 보낸 메일을 지메일 계정으로 받아 ‘원본 보기’를 눌러 보면 확인할 수 있어요. SPF · DKIM 항목 옆에 ‘PASS’라고 나오면 정상이에요. 어렵다면 업체에 이 화면을 캡처해 보여 달라고 요청해도 돼요.

홈페이지 문의 알림 메일이 안 오는 이유는 뭔가요?

대부분 알림을 보내는 쪽이 ‘가게 메일 서버가 아닌 곳’이라서, 받는 쪽에서 스팸으로 걸러 버리기 때문이에요. 홈페이지 문의 폼은 보통 홈페이지 서버나 메일 발송 서비스가 대신 메일을 보내는데, 이 발송처가 SPF 명단에 없으면 의심받기 쉬워요.

그래서 문의 폼을 붙일 때는 알림 메일을 어디서 보내는지 확인하고, 필요하면 그 발송처를 SPF 기록에 함께 넣어야 해요. 공개 전에 직접 문의를 몇 번 넣어 보고 받은편지함과 스팸함을 모두 확인해 보세요.

예약이나 문의를 놓치면 바로 손님을 잃는 미용실 · 병원 같은 업종이라면, 메일 하나에만 기대지 말고 문자나 메신저 알림을 함께 받는 방법도 업체와 상의해 보세요.

역할 주소와 개인 주소는 어떻게 나누나요?

손님에게 알리는 주소는 역할 주소로, 직원이 쓰는 주소는 개인 주소로 나누면 관리가 쉬워요. 역할 주소는 info@ · reservation@처럼 하는 일을 이름으로 쓴 주소예요.

역할 주소는 꼭 계정을 따로 만들지 않아도, 서비스의 ‘별칭’이나 ‘그룹’ 기능으로 여러 사람이 함께 받게 할 수 있어요. 예를 들어 미용실이라면 reservation@으로 온 메일을 원장님과 실장님이 함께 받게 해 두면, 한 사람이 쉬는 날에도 예약 메일을 놓치지 않아요.

직원이 그만두면 개인 계정은 바로 정지하고, 필요한 메일은 사장님 계정으로 넘겨받으세요. 관리자 계정은 처음부터 사장님이 가지고 있어야 이런 정리를 직접 할 수 있어요.

가게 이메일을 만들 때 자주 하는 실수는 무엇인가요?

가장 흔한 실수는 관리자 계정을 제작사나 직원 명의로 만드는 거예요. 메일에는 거래처 정보와 손님 연락처가 쌓이니, 관리자는 꼭 사장님이 맡아야 해요.

홈페이지 업체를 바꾸면서 네임서버를 옮길 때 메일 기록을 빠뜨리는 실수도 많아요. 업체에 맡기신다면 아래 내용을 미리 물어보세요.

메일 계정 하나의 비밀번호를 여러 직원이 함께 쓰는 것도 피해야 해요. 누가 어떤 메일을 보냈는지 알 수 없고, 한 사람이 그만둘 때마다 비밀번호를 바꿔 모두에게 다시 알려야 해요. 사람마다 계정을 주거나 그룹 주소를 쓰는 편이 깔끔해요.

• 메일 서비스 관리자 계정은 누구 명의인가요?
• MX · SPF · DKIM 기록을 모두 넣어 주시나요?
• 홈페이지 문의 폼 알림도 이 주소로 오게 해 주시나요?
• 나중에 네임서버를 옮길 때 메일 기록도 함께 옮겨 주시나요?